OBJETIVO: Desarrollar las competencias necesarias para que el participante gestione el proceso documental y archivo, y pueda establecer un efectivo control, cuidado y mantenimiento de la correspondencia, conducente a la inmediata recuperación y uso en su lugar de trabajo.

TEMARIO

Introducción

· ¿Por qué necesitamos de la gestión documental?
· ¿Qué es la gestión documental y por qué deberíamos usarla?

1. Primera parte: Gestión de documentos

1.1. Objetivos de la gestión documental
1.2. Importancia del archivo
1.3. ¿Qué es documento?
1.4. Ciclo de vida de un documento
1.5. Ciclo de vida de un documento
1.6. Categorías de archivos
1.7. Funciones de:
1.8. Unidad de archivo central
1.9. Del archivo pasivo
1.10. De los archivos de oficina y descentralizados

2. Segunda parte: Gestión documental

2.1. Recepción de correspondencia
2.2. Control de préstamo interno.
2.3. Organización del archivo:
2.4. Reglas de clasificación alfabética.
2.5. Codificación y etiquetación de carpetas.
2.6. Criterios de ordenamiento de los documentos:
2.7. Sistemas: Alfabético, cronológico, geográfico, numérico, por asuntos.

3. Parte tres: Conservación de los documentos

3.1. Gestión de documentos inactivos.
3.2. Plazos de conservación documental.
3.3. Áreas físicas de los archivos.
3.4. Sistema de cargo:
3.5. Préstamo de documentos.
3.6. Difusión de la información.

4. Parte cuatro: En tiempos de pandemia

• Medidas de cuidado y control documental en tiempos de pandemia
• Recomendaciones para el personal de archivos y/o bibliotecas

METODOLOGÍA: Se desarrollan ejercicios de uso diario con los cuales el aprendizaje es más sencillo. Durante el proceso de capacitación se les presentará a los participantes prácticas individuales y grupales. El seminario online se realizará mediante la aplicación ZOOM, donde la instructora compartirá su pantalla durante toda la clase. Los ejercicios se envían por correo electrónico, al igual que el material de apoyo y lectura.